備品・設備の台帳に入れる項目と、管理番号の付け方｜消さずに「廃止」にする理由
備品や設備の台帳は、最初に項目の決め方を間違えると、あとから直せなくなります。この記事では、台帳に最低限入れる項目、管理番号の付け方、使わなくなったものの扱いを、そのまま真似できる形で整理します。Excel でもアプリでも、紙でも使える考え方です。
こんな困りごとはありませんか
- 同じ名前の備品が複数あって、どれのことか分からない
- なくなった備品を行ごと消したら、過去の貸出や点検の記録まで追えなくなった
- 管理番号が人によってバラバラで、探せない
台帳に最低限入れる項目
- 管理番号: 1つの備品に1つ。台帳の「主キー」になる項目です（次の節で詳しく）
- 名称: 「消火器」「ノート PC」のように、見て分かる名前
- 分類: 防災・OA 機器・工具など。多くなりすぎないように（後述）
- 場所: 設置場所や保管場所。「1階 廊下」のように、探せる粒度で
- 状態: 使用中・廃止など（後述）
- メモ: 型番、購入時期、付属品など、あとで役に立つ情報
項目は、最初は少なめにするのがおすすめです。使わない項目は入力されなくなり、台帳全体の信頼が下がります。足りなければ、あとから足せます。
管理番号の付け方
- 分類を表す文字＋連番にすると、見て分かります。例: 消火器 FE-01、FE-02／非常灯 EL-01／ノート PC PC-01
- 連番の桁をそろえる（01〜99、足りなくなりそうなら 001〜）。並べ替えたときに順番が崩れません
- 一度付けた番号は、使い回さない。廃止になった FE-02 を、新しい消火器に付け直すと、過去の記録が新しいものと混ざります
- 現物にも貼る。台帳に番号があっても、現物に貼っていなければ、突き合わせに使えません
分類と場所は、多くしすぎない
分類を細かくしすぎると、どれに入れるか迷って、入力のたびに時間がかかります。目安として、最初は5〜10個程度にして、増やすのは足りなくなってからにします。場所も同じで、「建物・階・部屋」の細かさが要るのか、「1階 廊下」程度で足りるのかを、探すときに困らない範囲で決めます。
使わなくなったものは、消さずに「廃止」にする
故障・売却・紛失で使わなくなったものを、台帳の行ごと消すと、その備品の過去の貸出や点検の記録が、追えなくなります。次のように、行は残して、状態を「廃止」にするのがおすすめです。
- 状態を「廃止」にして、一覧から外す（絞り込みで、使用中だけを見られるようにする）
- メモに、廃止した日と理由を一言残す（例: 「2026-11-14 故障のため廃止」）
- 間違えて廃止にしたときのために、「戻す」操作ができる形にしておく
なお、会計・税務上の扱い（固定資産として記録する範囲など）は、この記事では扱いません。必要な場合は、勤務先の経理担当や専門家に確認してください。
台帳の見直し（棚卸し）
台帳は、作った直後は正しくても、時間がたつと現物とずれます。現物と台帳を突き合わせる日を、年に1回など決めておくと、ずれが小さいうちに直せます。頻度に決まりがある場合は、その決まりに従ってください。
個人情報は、台帳に入れない
備品の台帳に、個人の名前や連絡先を入れる必要は、ほとんどありません。貸出の記録で借りる人の名前が要る場合も、氏名だけにして、それ以上は集めない運用が安全です。
管理番号を軸に、貸出と点検をつなげる
台帳の管理番号をそろえておくと、備品の貸出・返却や、設備の点検の記録を、同じ番号で結びつけられます。「この消火器は、いつ点検して、次はいつか」「このノート PC は、いま誰が借りているか」が、番号1つで分かります。
ブラウザだけで使えるツールもあります
- かしかり帳（備品の貸出・返却の管理）無料の Lite 版を試す有料版（BOOTH・¥1,480）
- 点検帳（設備・車両・備品の点検の記録と次回の期限の管理）無料の Lite 版を試す有料版（BOOTH・¥980）
動作を確認した環境は Chrome 157・Edge 157（Windows 11）だけです。紙への印刷と日本語入力中の挙動は未確認です。この記事は一般的な情報で、法的・専門的な助言ではありません。